O Office of Federal Student Aid não seguiu as melhores práticas no orçamento, planejamento e gerenciamento da modernização de seu sistema de empréstimos estudantis, o Gabinete do Inspetor-Geral do Departamento de Educação descobriu em uma auditoria publicada na terça-feira.
A equipe da FSA não concluiu as solicitações de orçamento para muitos componentes da modernização até que as solicitações de licitação fossem emitidas. A equipe também não seguiu outros procedimentos exigidos que permitiriam que “funcionários apropriados concordassem com os objetivos, requisitos e financiamento do projeto”, diz o relatório.
A iniciativa Next Gen centralizaria o sistema de serviço de empréstimos estudantis como parte de uma revisão mais ampla das operações da FSA. O projeto está em andamento há anos e enfrentou vários atrasos. A auditoria revisou o planejamento da agência e o gerenciamento da transição de outubro de 2016 a 31 de julho de 2021.
Funcionários da FSA disseram no ano passado que os esforços anteriores não tiveram sucesso devido a “deficiências orçamentárias e soluções mal definidas devido a custos excessivamente otimistas e expectativas de aquisição; propostas ruins dos ofertantes devido a requisitos de solicitação pouco claros e excessivamente complexos; cronogramas pouco claros devido a tempo e recursos inadequados dedicados à implementação; confusão e frustração entre as partes interessadas, incluindo o Congresso, devido a mudanças definidas inadequadamente na estratégia e falha em levar em consideração o feedback dos constituintes; e mudanças de direção em administrações anteriores”, segundo o relatório.
O gabinete do inspetor-geral escreveu na auditoria que esses problemas poderiam ter sido evitados se a agência tivesse seguido as etapas de gerenciamento de projetos e as melhores práticas necessárias.
O Escritório de Responsabilidade do Governo disse em um relatório de 2021 que o Escritório Federal de Auxílio Estudantil estava com falta de pessoal. A agência não recebeu financiamento adicional no orçamento federal mais recente.
O escritório do inspetor geral recomendou que o diretor de operações da FSA, Richard Cordray, desenvolvesse controles internos para garantir que alguém fosse encarregado de supervisionar o processo de planejamento do gerenciamento de projetos, que os indivíduos fossem responsabilizados quando os principais processos não fossem seguidos e que os documentos necessários fossem preenchidos e mantidos .
Além disso, o escritório recomendou que a FSA criasse uma política para exigir uma solicitação de iniciativa orçamentária concluída e aprovada antes que as solicitações de licitação fossem emitidas.
A FSA concordou com ambas as recomendações, mas não concordou ou discordou explicitamente das conclusões do inspetor geral, de acordo com o relatório.
“A FSA declarou que, embora aprecie e se beneficie das melhores práticas identificadas pelo OIG para a implementação da iniciativa Next Gen, o OIG avaliou o esforço com base nas ‘melhores práticas identificadas pelo OIG em vez de com base em um padrão de conformidade legal’ ”, diz o relatório.